Con cada vez más casos de robo de identidad, las empresas deben dar prioridad a la destrucción adecuada de documentos para ayudar a prevenir tales incidencias. Por ello, muchas empresas han recurrido a servicios profesionales de destrucción de papel. En un entorno empresarial, si no se selecciona el proveedor de servicios más adecuado, podrían verse comprometidos los secretos comerciales, los registros de los empleados y los datos de los clientes, todo lo cual puede causar un daño irreparable a la reputación de la empresa. A continuación, le ofrecemos cuatro consejos de Safetydoc que le ayudarán a garantizar la correcta destrucción de documentos.
1. Contrate a un profesional
La mejor opción es encargar a una empresa independiente la destrucción de sus documentos. La destrucción de documentos en la empresa resta un valioso tiempo a los empleados, que deberían dedicar a tareas que generen ingresos. Sin embargo, puede hacer que su personal confirme que los documentos que se destruyen son los correctos, especialmente si opta por servicios de destrucción de papel in situ. Además, la trituración in situ elimina los riesgos asociados al transporte de los documentos a otro lugar para su destrucción. En lugar de destruir los documentos, algunas empresas sin escrúpulos los venden a un tercero.
2. Destruya con regularidad
Para empezar, tener mucho papel en la oficina aumenta las probabilidades de que se produzca un incendio, lo que convierte esta práctica en un peligro. En segundo lugar, deshacerse de las montañas de papel le permite recuperar mucho espacio libre en la oficina que puede destinar a un uso más provechoso. En tercer lugar, realizar una simple búsqueda de archivos o palabras en un ordenador es mucho más fácil que rebuscar en varios archivadores. La destrucción regular de papel te libera y permite la integración de un sistema de gestión de documentos sin papel, que conlleva las muchas ventajas mencionadas anteriormente. Contratando a buenos proveedores de servicios de destrucción de documentos, las empresas pueden llegar al punto en el que sólo necesiten conservar unas pocas copias importantes en papel.
3. Utilizar la destructora adecuada
Muchas destructoras de documentos funcionan cortando el papel en largas tiras horizontales. Lamentablemente, algunas producen tiras tan anchas que se pueden distinguir palabras completas y trozos de frases. Al dejar visible parte de la información personal, este tipo de trituración facilita a los ladrones de identidad la tarea de recomponer los documentos triturados. Las trituradoras de corte transversal son una opción más segura porque suelen cortar el papel desde dos direcciones, lo que hace mucho más difícil que alguien pueda reconstruir los documentos triturados. Elija una empresa que utilice el tipo de trituradora adecuado.
4. Considere primero las empresas locales de destrucción de documentos
Las prácticas inadecuadas de eliminación de documentos pueden dar lugar a violaciones de las leyes de privacidad y de cualquier otra normativa diseñada para proteger los datos de los clientes, lo que puede poner en peligro su negocio. Por ello, debe seleccionar una empresa de destrucción de papel que esté familiarizada con las leyes de destrucción y eliminación de documentos pertinentes de su localidad.
Cuando se destruyen documentos, por ejemplo, algunas localidades exigen un certificado de destrucción como prueba de la correcta destrucción. Las empresas locales de destrucción de documentos que gozan de buena reputación deben conocer todas las normativas aplicables, así como los requisitos legales. Puede encontrar más información en Internet.
